Такси / портретни изображения / Гети изображения
Подготовката за преместване на офис или бизнес може да бъде много по-сложна от преместването на домакинство. Подготовката е ключова и гарантирането, че всичко в списъка ви е пълно, е от съществено значение. Използвайте този бърз списък като ръководство, за да продължите напредването на вашата компания.
Определете времева рамка и график
Определянето на вашата времева рамка трябва да бъде първото нещо, което правите. Задайте датата, когато всички неща трябва да са извън офис пространството, което е вашата последна дата на преместване. Вероятно ще ви трябват няколко дни, за да се преместите в действителност, в зависимост от това колко неща трябва да преместите. Работете назад от датата на преместване и съставете списък с всички неща, които трябва да направите преди пристигането на камионите.
Поставете задачи и създайте комитет за движение, ако е необходимо
Добра идея е да включите персонал в преместването рано. Комитетът за преместване може не само да ви помогне да организирате и планирате преместването, но и да улесни прехода за останалия персонал. Накарайте комисията да прегледа всички задачи и да назначи роли според нуждите. Тъй като ходът върви напред, вероятно ще трябва да добавите задачи към списъка и да се уверите, че и вие да възлагате задачи - има твърде много, за да се справите сами.
Създайте план за вътрешни и външни комуникации
Вътрешният план за комуникация ще гарантира, че служителите ще бъдат информирани за движещите се планове, докато външният план ще поддържа вашите клиенти и доставчици в течение на вашите бизнес дейности по време на преместването, за да можете да поддържате бизнеса си в експлоатация по време на прехода.
Наемете хамали
Като всеки ход, наемането на добри хамали отнема време и трябва да бъде една от първите задачи в списъка ви. Накарайте член на персонала да разработи списък с поне пет движещи се компании, след което се уверете, че сте ги проучили задълбочено преди да наемете. Определете бюджета, вземете оферти и сравнете услугите на движещи се компании, за да решите коя да наемете.
Наемете професионални опаковчици
Ако вашият подвижен бюджет може да поддържа наемането на професионални опаковчици, направете го. Това ще спести на вас и вашите служители да не се налага да опаковате области на офиса, които са общи и често най-трудните пространства за опаковане и преместване. Служителите могат да бъдат помолени да опаковат своите бюра или офиси, тъй като това също дава възможност на персонала да почисти пространствата си и да се отърве от неща, които не се нуждаят от преместване.
Създайте нов план за офиса и оформление
Тук вашата комисия за преместване ще бъде наистина полезна. Винаги е трудно да се преместиш в ново пространство, но когато трябва да разбереш къде отива всичко и всеки, това отнема много време. Уверете се, че знаете къде ще бъде поставена всяка мебел и всеки служител ще седи. Колкото по-подробен е планът, толкова по-добре.
Говорете с настоящите си доставчици
Преместването на бизнес може да означава смяна на доставчиците на услуги. Проверете договорите си, а след това преценете дали ще останете при настоящите си доставчици или ще разгледате смяната. Ще трябва да определите какво ще изисква новото пространство по отношение на телефонните линии и мрежовата инфраструктура. Говорете с новия си наемодател и доставчици, за да сте сигурни, че знаете от какво се нуждае новото пространство, за да няма празнина в обслужването. За всяко оборудване, което отдавате на лизинг, свържете се с дилъра, за да ги уведомите за преместването и как най-добре да прехвърлите оборудването им до новото място.
Поддържайте служителите актуализирани и информирани
Един ход може да бъде труден за служителите. Това може да означава промяна в начина, по който пътуват и дали сега пътуването им е по-дълго, отколкото преди преместването. Ако се премествате в по-малко пространство, персоналът трябва да знае как ще бъдат разпределени офисите и как ще изглежда новото им пространство. Служителите трябва да бъдат информирани на всяка стъпка от процеса. Опитайте да спазвате движещ се график на таблото за обяви в кухнята или друго общо пространство, за да могат хората да видят как напредват нещата и какво се очаква от тях като служители.
