Portra / Гети изображения
Повечето организации, които имат повече от шепа хора, трябва да имат силна комуникационна стратегия както за вътрешни, така и за външни комуникации. Независимо дали става въпрос за известия за промени в политиката, ежедневни процедури или нещо под слънце, служителите трябва да знаят за важни неща.
Това включва също разработване на план за преместване в офиса и разработване на подвижен контролен списък.
Въпреки че може да си мислите, че има толкова много стъпки към планирането на преместване в офиса, че нямате време дори да обмисляте комуникация, наистина трябва да отделите ден или два, за да създадете твърда стратегия, която да държи наяве както служителите, така и вашите клиенти. от предстоящите промени.
Много важно е, че искате да задържите служителите си пряко ангажирани в преместването, тъй като те вероятно ще бъдат най-засегнати от този ход.
Основни вътрешни съобщения
Ключовите съобщения трябва да включват времето, опаковането, затварянето на офиса, новото оформление на офиса и подробностите за новото местоположение.
- Времева линия: Уверете се, че сте изброили всички ключови стъпки на хода, така че всички да знаят какво да очакват и кога. Инструкции за опаковане: Предоставете на персонала инструкции как да опаковате своите офиси или каюти за движение. Това трябва да включва къде да се вземат опаковъчни материали, какво отговарят за опаковането и срокове. Разширено известие за всяко затваряне на офиса: По време на преместването може да се наложи да затворите офиса, за да осигурите окончателното опаковане и преместване на офис оборудване и мебели. Уверете се, че вашите служители са запознати с тези дати и дали и как ще продължи бизнеса по време на преместването и как това ще се отрази на работния им график и натовареността. Нов офис план: Служителите ще искат да знаят още рано как ще изглежда новото пространство и как ще бъдат създадени офисите. Ще продължат ли да имат свое собствено пространство или сега ще са в кабина или отворен план на пода? Уверете се, че създавате начин да информирате персонала как може да се промени работното им пространство. Новите възможности за местоположение, паркиране и пътувания: Осигурете на персонала цялата необходима информация за новото място, за да могат да подготвят транспорт до новото пространство.
Начини за комуникация на целите с персонала
Начинът, по който доставяте съобщението, трябва да се определя от типа на съобщението. Например, времевата линия може лесно да бъде доставена чрез вашата интранет на компанията; като има предвид, че закриването на офиси може да бъде представено най-добре на заседание на персонала, за да се гарантира, че въпросите могат да бъдат задавани и да отговарят.
- Интранет: За тези компании или организации, които имат интранет, това обикновено е най-добрата платформа за повечето съобщения. Тя дава лесни актуализации на файлове и информация, които могат да достигнат до всички служители. Лични срещи: Независимо какво е съобщението, срещите на персонала са доброто място за обяви и дават възможност на служителите да имат пълна дискусия. Можете също да използвате време за срещи, за да прегледате как ще бъде предадена информацията, така че служителите да знаят, че ще бъдат информирани. Имейл: Въпреки че електронната поща е лесна, това не винаги е най-добрият начин за препредаване на информация. Не искате да изпращате толкова много имейли, че хората не могат да намерят информацията, когато се нуждаят от нея. Ако използвате имейл, уверете се, че го използвате само, за да уведомите хората къде могат да получат информацията. Общи папки: Ако нямате интранет, тогава създайте обща папка на мрежовия диск, до която всеки може да има достъп. Бюлетин: Можете да използвате физическо пространство за публикуване на информация. Хората могат да го проверяват често, а също така предоставя място, където хората могат да се събират и да обсъждат своите притеснения.
