nirat / Гети изображения
Купчиците хартия са болка, а управлението на системата за домашно подаване може да бъде драг. Все пак трябва да закачите някои документи, защото никога не знаете кога ще ви трябват.
Колко време трябва да съхранявате данъците, разписките, банковите си извлечения и други важни документи? Всеки тип документ е различен, така че ще искате да сте сигурни, че съхранявате цялата си документация достатъчно дълго, преди да запалите шредера, дори и да мислите, че сте готови с тях.
Поддържане на работеща система за домашно подаване
Един от ключовете за създаването на работеща система за домашно подаване е да започнете да намалявате количеството хартия, което получавате. Това наистина може да намали количеството хартия, което ще трябва да настържете или попълните. Това означава да се отървете от нежелана поща, да се регистрирате за електронни сметки и да не приемате флаери, купони, които никога няма да използвате, каталози, които никога няма да прочетете, или други ефемери, които чувствате, че трябва да се мотаете, когато ви познаят наистина не.
Втората стъпка е да се уверите, че имате добра система за управление на пощата. Колкото по-ефикасно се справяте с пощата, когато тя влиза, толкова по-рядко ще трябва да правите голяма сесия за подаване, раздробяване и рециклиране.
Настройте електронна система
Да се отървете от подаването на хартия чрез настройка на електронна система за архивиране, ще спестите място и ще ви изтръгне от струпване на хартия. В наши дни електронната система за картотекиране има много смисъл, защото е по-лесно от всякога.
За да започнете, ви е необходим скенер и място за съхранение на вашите файлове: система от папки на компютър и архивиране в облака, както и външен твърд диск. Колкото повече резервни копия имате - у дома и извън сайта - толкова по-подготвени ще бъдете да изхвърлите купчината документи, без да се притеснявате да загубите нещо важно.
Настройване на общи папки за различни видове документи (напр. Домакинство, данъци, авто, свидетелства за раждане и т.н.) Не е необходимо да прекалено прецизно съхранявате документите, тъй като електронните системи за архивиране могат да се търсят.
След това сканирайте всеки документ и го съхранявайте в папка според съдържанието. Не забравяйте да дадете на всеки уникално име на файл, за да го опише, така че да може да бъде намерен бързо чрез функцията за търсене на вашия компютър. Освен това добавянето на датата в края на името на файла може да ви помогне да разграничите един и същ тип документ от различни времеви периоди. Например, вместо да се обаждате на сметката си за комунални услуги utilitystatement.pdf, именувайте я utilitystatement-Feb2019.pdf.
Налични са и редица приложения, които могат да ви помогнат бързо да записвате и съхранявате различни документи. Много от тях могат да бъдат управлявани чрез вашия смартфон или таблет, така че можете да се отървете от документите (особено от касовите бележки), когато не сте близо до домашния си компютър.
Съхраняване на копия
За вашите най-важни документи експертите съветват да съхранявате няколко копия. Това може да означава да запазите едно копие в облачното си хранилище, а друго на твърдия диск. Това също може да означава да запазите едно копие в електронната си картотека и едно твърдо копие в пожароустойчив сейф.
Документи за съхраняване завинаги
Редица документи трябва да се съхраняват завинаги. Това са най-важните, от които може да се нуждаете по всяко време в бъдеще поради различни причини. Гарантирането, че те се съхраняват на сигурно място и че копието е защитено, ще ви спести много време, когато са необходими.
- Академични записи: Дипломи, преписи и всякакви портфолио работи, които могат да бъдат използвани в бъдеще при кандидатстване за работа. Документи за приемане Кръстни сертификати Рождествени сертификатиДеятелни сертификати: Може да са необходими за данъчни цели. Лицензи на водачаЗаписи за заетост: Всякакви клаузи, споразумения, дисциплинарни досиета и прегледи за изпълнение. Медицински записиМинитални записиПаспортиПриети за пенсиониране и пенсииСоциални карти за сигурностWills
Документи, които трябва да се съхраняват за определен период от време
Представете си, че на бюрото ви се струва цял живот на банкови извлечения и сметки. След дори само десетилетие този стек вероятно ще бъде страхотно голям. Има много видове документи, предимно финансови, които трябва да съхранявате за определен период от време, но не е необходимо да се съхраняват завинаги. Може да се наложи да ги споменавате месечно или седмично за известно време, след което те просто се превръщат в друг лист хартия, който лежи наоколо, създавайки смут.
Сложната част е да знаете кога можете да се отървете от тези видове записи. Няма добър отговор за всичко, но препоръчани насоки въз основа на това какво е:
- Банкови извлечения: Едномесечни сметки: Една година за нещо, свързано с данък или гаранция; всички останали сметки трябва да бъдат нарязани веднага след като са платени.Сметки за кредитни карти: Раздробяват се веднага, когато са платени.Приходи за подобряване на дома: Запазете, докато се продаде жилището. Инвестиционни записи: Седем години след като сте затворили сметката или продали ценната книга. Лизинг: Запазете, докато не се преместите и не получите депозита си обратно от наемодателя. Плащания и изплащане на мъничета: Една година или докато не получите вашето извлечение от W-2 за тази данъчна година. Продава разписки: Запазете за живот на гаранцията за големи покупки като уреди и електроника. За неща като хранителни стоки и дрехи, пазете разписката само докато разберете, че няма да е необходимо да връщате стоки. Такси документи: Седем години, включително вашето подаване и всички съпътстващи документи като W-2 и разписки. Дръжте, докато лодката, колата или мотоциклетът не се продават.
Как да се отървете от документите
Раздробяването на документи е основният начин да се предпазите от кражба на самоличност. Като общо правило има определени документи, които абсолютно трябва да бъдат нарязани. Това включва всичко, което има номера на акаунти, дати на раждане, момински имена, пароли и ПИН кодове, подписи и номера на социалното осигуряване.
Ако документите все още са "активни" - трябва да ги задържите за справка - поставете ги в домашната си система за подаване на документи. Настържете ги само след като вече не се използват.
Какви документи да се настъргват
Когато приключите с тези документи и вече не се нуждаете от тях, не се колебайте да ги раздробявате:
- Получавания на банкомат Банкови извлеченияКопии на сертификат на ротаЦенирани и анулирани чековеКредити за кредитна картаКредитни докладиДиск на лиценза (изтекъл) Документи за заетост, които имат всяка идентифицираща информацияИзточени паспорти и визиИнвестиционни номера на партиди Правни документиИнвестиции, акции и имуществени сделкиИсписи с подпис (договори за лизинг, договори, писма и др.) зъболекарски записиПапети със социалноосигурителен номерПасбуци или ПИН номераПокупка на заявкиПротвърдени заявки за кредитна картаПреписки с проверка на номера на сметки, номера на кредитни карти или всяка друга идентифицираща информация Такса формуляри Преписи с идентифицираща информацияПътуване на маршрутиИзползвани самолетни билетиСметки за комунални услуги (телефон, газ, електрическа, вода, кабелна телевизия, интернет и т.н.)
Всичко останало - като документи на хартия - можете просто да рециклирате. Уверете се, че имате настроена гъвкава система за подаване, за да можете да поддържате тези документи под контрол. Също така е добра идея да влезете в навика редовно да преглеждате съхраняваните си документи. Опитайте се да направите това, когато плащате сметки, внасяте данъци или се грижите за подобна повтаряща се задача, за да не забравяте и документите ви да излязат от употреба.
