Caiaimage / Сам Едуардс / Гети Имидж
Имейлът е един от основните начини, по които хората изпращат писмена комуникация сега и не е вероятно това някога да се промени. Това е лесно, бързо и не изисква печат.
Изминаха дните, в които трябва да изчакате седмица или повече за писмо или отговор в пощата. Не е необходимо да правите спешни писти до пощенския офис, за да претегляте пликовете си и да вземете достатъчно печати за сметки и писма. Всъщност много хора дори никога не са се обърнали към плик или са изпратили писмо през Пощенската служба на САЩ.
Имейлът се превърна в един от най-лесните и бързи начини за комуникация както лично, така и в бизнеса. Това се превърна в такова явление, че все по-надеждната пощенска служба на Съединените щати се бори да намери начини да остане в бизнеса.
Тогава няма изненада, че етикетният имейл, често наричан Нетикет, е гореща тема за съвременната култура. Е-мейлите се изпращат всеки ден от широка част от американското население. Повечето фирми използват имейл, за да общуват със служителите през целия ден. Почти всяко домакинство има поне един компютър с достъп до интернет и в рамките на тези домакинства са майки, татковци, деца, тийнейджъри и може би дори баби и дядовци, като всички или повечето от тях получават и изпращат имейли.
Живеем в микровълнова, интернет-управлявано общество и никой не иска да отдели време, за да напише писмо с дълги ръце, въпреки че е толкова по-интимно и лично. Все пак има много обстоятелства, при които имейлът работи по-добре от охлювната поща. Ето някои етикети и не трябва да имате предвид, когато пишете бележки по имейл.
- Приготви се. Преди да започнете да пишете имейл, независимо дали е първоначална бележка или отговор, трябва да се запитате какво е това, което искате да комуникирате. Накратко, каква е целта ви за писане? След като знаете, можете да прочетете попълнения имейл, преди да го изпратите, за да сте сигурни, че сте изпълнили целта си. Ако прави оценката, изпратете я; ако текстът е объркващ, груб или неясен, тогава може би трябва да започнете отново. Общувайте. Не забравяйте, че общувате с истински човек, който ще получи тази поща. Имайки това предвид, трябва да се обърнете към човека по име и да бъдете уважавани. Ако това е отговор на получен имейл, трябва да отделите време за адресиране на всякакви въпроси или искания в началото на бележката. Дишайте. Всички сме виновни в някакъв или друг момент, че сме загубили самочувствието си. Ако получите имейл, който ви разгневява или разстройва, не отговаряйте в натура. Поемете по високия път и отговорете само за потвърждение на получаване или отделете известно време, преди да отговорите, за да можете да се успокоите и да отговорите с добре обмислено съобщение. Никога не искате да отговаряте на имейл (или друга форма на комуникация) в гняв. Когато сме ядосани, ние сме склонни да казваме (или пишем) неща, които или нямаме предвид, или няма нужда да казваме. Не забравяйте, че след като имейлът ви бъде изпратен, той е там завинаги. Бъдете прозрачни. Темата ви трябва да е вярна представа защо се свързвате с получателя. Използвайте фрази, които се отнасят до темата на пощата. Това важи независимо дали пишете бизнес или личен имейл. Например, ако пишете имейл на майка си за посещението й следващата седмица, темата ви трябва да гласи нещо като „Вашето посещение“. Research. Ако изпращате имейл до бизнес сътрудник, е подходящо да използвате неговото фамилно име и заглавие. Направете проучването и адресирайте правилно получателя. Президентът на компанията може да бъде адресиран като г-н Тейлър или президент Тейлър. Проверка на правописа. Използването на проверка на правописа е важно, когато общувате писмено. Когато изпращате бележка, пълна с грешки, тя съобщава, че сте помия или че не обръщате внимание на детайлите. Опитайте се винаги да стартирате проверката на правописа или да използвате програма, която автоматично се коригира. И след това го прочетете отново, за да сте сигурни, че думите, които искате да използвате, не са коригирани автоматично към нещо различно. Проверят. Трябва да отделите допълнителните няколко секунди или минути, които са необходими, за да направите бърза корекция на всеки имейл, който планирате да изпратите. Отделете това време, за да редактирате неудобни изречения или да поставите липсващи препинателни знаци. Внимавайте за тон. Понякога имейл може да излезе различен от начина, по който сте възнамерявали. Тонът на имейла ви е много важен и също толкова важен, колкото и вашето съобщение. Тъй като това е писмено общуване, трябва да сте сигурни, че вашият тон е приятен и че е истинско представяне на това, което искате да кажете. Не забравяйте, че вашият получател не може да чуе кълчането в гласа ви или да вижда усмивката на лицето ви. Освен ако не искате да предговаряте всичко, което пишете, трябва да избягвате всеки език в имейла, който може да бъде погрешно тълкуван по някакъв начин. Бъдете кратки и сладки. Опитайте се да не пишете роман, когато изпращате имейл. Повечето хора наистина не искат да четат толкова много в имейл. Ако имейлът е непременно дълъг, опитайте се да помогнете на получателя, като маркирате ключови понятия, използвайте точки от куршуми или обобщете темата в началния параграф. Общувайте добре. Не искате да объркате читателя си, затова отделете време, за да сте ясни и сбити в писането си. Ако изпращате имейл на приятел, можете да бъдете по-небрежни в стила си на писане. Ако обаче това е бизнес комуникация, използвайте правилна граматика и избягвайте да използвате символи или емоджи, които ви карат да изглеждате по-малко професионални.
Комуникацията по имейл е много популярна. Отделете време да се ангажирате със Златното правило и ще извървите дълъг път към това да бъдете излъскан професионалист от нетикет.
