Гети изображения
Така че имате всичко това, което трябва да свършите всеки ден и списъкът ви със задачи е пълен - как да разберете какво да правите първо, второ и трето?
Почти всички се чувстват, че имат прекалено много и твърде малко време за това. Често това преодоляно чувство произтича от неспособността да се даде приоритет на всички тези на пръв поглед належащи задачи. Ако смятате, че списъкът ви със задачи се увеличава с всяка минута и дори не знаете откъде да започнете, ето как да идентифицирате, оцените и да дадете приоритет на задачите си.
1. Направете списък
Преди да се опитате да подредите задълженията си по важност, отделете време, за да съставите изчерпателен списък на всичко, което трябва или искате да изпълните. Разделете списъка си на секции за различни видове задачи. Тези категории могат да включват:
Дневни или седмични задачи
Това са ежедневни „до-дос“, които могат да бъдат лични (планиране на хранене и пазаруване на хранителни стоки) или свързани с работа (седмична среща на екип.) Ако вече спазвате ежедневието, ще сте запознати с тези задачи; ако не го направите, това е подходящ момент да го създадете. Това, което включвате, може да варира - някои хора няма да имат нужда да напомнят да проверяват имейл или да купуват хранителни стоки, но други ще оценят структурираните напомняния за извършване на определени действия в определени часове или в определени дни.
Задачи със срокове
Те очевидно трябва да бъдат направени до определена дата и изискват предварителна подготовка. Примерите могат да бъдат училищен документ, който предстои след три седмици или парти, което планирате за шест месеца. Тези видове задачи - често наричани проекти - по-късно могат да бъдат разбити на по-малки компоненти - например „писане на хартия“ може да се разпадне на четене на съответните книги, организиране на вашите бележки, написване на контур, писане на първата чернова и т.н. На.
Повтарящи се задачи
Те не се срещат на ежедневна или седмична честота, но те също не са еднократни проекти. Повтарящите се задачи могат да включват назначения на зъболекар или извършване на тримесечните ви данъци.
Самомотивирани, необходими задачи
Това са задачи или проекти, които знаете, че трябва да правите, но никой няма да ви направи. Те рядко, ако изобщо имат, имат вграден срок. Помислете за подобряване на уебсайта на вашия малък бизнес или за намиране на нов доставчик на първична грижа.
Самомотивирани, ненужни задачи
Това са по-приятните занимания, които въпреки това са склонни да отстъпват настрана, както другите, по-очевидно необходими задачи ги изтласкват. Помислете да четете за удоволствие или да работите върху хобита.
Някой ден Задачи
Тези задачи висят в дъното на списъка ви със задачи или в задната част на ума ви, но обикновено не трябва да се изпълняват скоро, или някога. Пример: боядисвайте радиаторите си.
2. Организирайте списъка си
След като изброите всичко, можете да разберете какво да направите първо и да организирате графика си. (Как физически правите това - на лист хартия, планировчик, приложение, онлайн календар или по друг начин - има значение по-малко от това, че изберете метод, който работи за вас и който ще използвате.) Ето някои критерии да помисля за:
Спешно или важно
Всички задачи могат да бъдат сортирани в една от четирите категории. Спешните и важни задачи трябва да се свършат първо, възможно най-скоро; спешни, но не важни задачи могат да бъдат делегирани, ако е възможно, но ако не, графикът ви трябва да включва достатъчно гъвкавост и допълнително време, за да ги настаните, когато изскачат; важните, но не спешни задачи трябва да се планират доста предварително, за да не станат спешни; задачи, които не са нито важни, нито са спешни, потенциално могат да бъдат премахнати, въпреки че, ако им се насладите, те трябва да бъдат вписани в графика ви, за да не се препълват от по-взискателните задължения.
Оценка на стойността
Можете да прецените стойността на задача по няколко начина. Може да се окаже дали са засегнати други хора и колко важни са тези хора за вас (одобрението на шефа ви и благосъстоянието на децата, които зависят от вас, са по-важни от, да речем, мненията на група непознати, които сте се съгласили да се присъедините към среща.) Можете също така да присвоите висока стойност на задачи, които смятате, че се изплащат в дългосрочен план или просто ще намерите полза.
Една справка, която вероятно ще срещнете, когато четете за приоритетните задачи, е правилото 80-20 или принципа на Парето, който гласи, че 80% от ефектите идват от 20% от причините. Това може или не може да се окаже вярно за вас, но е добро напомняне да определите за какво всъщност харчите време и кои от вашите усилия се изплащат.
Време и гъвкавост
Функционалният график позволява промени и разпознава ограниченията във времето. Бъдете реалисти, когато давате приоритет и планирате дните си. Когато се съмнявате, надценете времето, което ще отнеме дадена задача.
Ако две задачи се дължат едновременно, изборът с коя да започнете зависи от това как работите най-добре. Някои предпочитат да извадят по-простата задача от пътя, за да се концентрират върху по-сложната; други ще се почувстват успокоени, ако започнат първо по-трудната задача и да направят някои или всички от тях, преди да продължат напред. Не забравяйте, че не е нужно да поемете една задача или проект от началото до края, преди да преминете към следващата - освен ако, разбира се, не установите, че работата по този начин повишава вашата производителност.
Ограничете ежедневните си задължителни задачи най-много до три. Денят може да включва и по-малки задачи, които са по-рутинни или с по-малко значение или спешност, но зареждането на основните задачи вероятно ще доведе до стрес и разочарование.
Не забравяйте, че приоритетите могат да се променят - ако шефът ви се нуждае от вас, за да направите нещо сега, предишният ви първи приоритет вероятно ще се сблъска до втория. Това е още по-голяма причина да влагате повече време в графика си, за да осигурите гъвкавост.
3. Партидни задачи
Партидните задачи са един от най-ефективните и ефикасни начини да свършите тези заяждащи и вършещи се през цялото време задачи. Партирането просто означава, че работите върху един и същ тип задачи отново и отново, преди да преминете към нещо друго. Първата стъпка е да идентифицирате задачите, които правите отново и отново, и след това да настроите прост работен процес, който те да следват. След това се справяте с тези задачи едновременно, като използвате този работен процес.
Партирането изисква изпълнение на подобни задачи, които изискват подобни ресурси в "партиди", за да се подобри ефективността и производителността. Ето някои примери:
- Плащайте всичките си сметки едновременно. Отворете цялата си поща веднъж седмично и действайте вместо да я оставяте да се подрежда всеки ден и никога да не стигате до нея
Партирането ви позволява да влезете в жлеб, изпълнявайки една и съща задача отново и отново, така че не е нужно да губите време за намиране на инструкции или какво трябва да направите след това.
4. Елиминирайте задачите
След като изброите всичките си задачи и ги сортирате от най-важното до най-малкото, ще стане ясно кои задачи са в дъното на списъка. Те понякога могат да бъдат делегирани на някой друг, но ако това не е възможно, трябва да решите дали да насрочите време за тях или да ги премахнете.
Може да имате в списъка си задачи, които не е нужно да правите или дори да искате да правите, но в един момент се почувствахте под натиска да добавите (отидете в салона, посетете клуб с книги.) Те могат да бъдат елиминирани изцяло.
И накрая, е възможно просто да имате твърде много работа - ако не можете да свършите всичко, преценете натовареността си, за да определите дали просто се нуждаете от още практика при определяне на приоритетите или дали трябва да кажете на някого, че вече не можете да продължите да правите определена задача.
