Как да управлявате пощата си в 5 стъпки

Епоксидуд / Гети изображения

Научаването как да управлявате вашата поща е изненадващо затрудняваща организационна задача, защото не можете просто да организирате визуално пощата; трябва да прочетете и докоснете всеки документ, за да го подадете или изхвърлите. Това каза, най-добрият начин да започнете е да скочите и да го направите сега.

• Изхвърлете боклука

  

  TEK IMAGE / Гети изображения

  Намалете количеството на пощата, което получавате, като спрете притока на нежелана поща.

  Отпишете се от всички каталози - да, всички. Можете вече да намерите тяхното съдържание онлайн. Повечето имат фин печат с инструкции за отписване или можете да го направите онлайн. Намаляването на количеството нежелана поща, което получавате, ще намали времето, прекарано в управление на вашата поща. Добре е и за околната среда.

  След като се отпишете от всичко, вашата пощенска кутия ще бъде блажено без боклучна поща за известно време, но бавно ще започне отново да се натрупва. Продължавайте непрекъснато да се премахвате от пощенските списъци или да отделяте известно време на всеки шест месеца или така, за да премахнете името си от всички списъци, към които сте добавени.

• Планирайте го

  

  Фантазия / Veer / Corbis / Гети изображения

  Повечето хора сортират по пощата, докато влизат във вратата след работа и често спират по средата, за да свалят палтото си или да насочат вниманието си към това, което е за вечеря. Съпротивлявайте се на желанието да управлявате пощата, докато нямате време и внимание да отделите тази задача. Ето защо:

  • Ако сортирате по пътя си към вратата, има вероятност да не сте готови да управлявате пощата си по това време. Имате нужда от подходящи инструменти и вниманието, за да решите как да използвате или изхвърлите всяко парче. Никога не пипайте лист хартия повече от веднъж, ако не се налага. Това прави управлението на хартията толкова изтощително: Трябва да я четете всеки път! Изчакайте, докато сте готови за управление и изхвърлете.

• Използвайте правилните инструменти

  

  Снимка / стипендианти

  Имайте подходящи инструменти под ръка, за да изхвърлите, рециклирате или да отговорите на вашата поща. Това включва:

  • ShredderRecycling binFiling система и календар

  Не разполагайте със своя шредер и контейнер за рециклиране в отделни помещения. Те трябва да са до вас, докато работите, за да можете да предприемете действия веднага. По този начин няма да имате купчини хартия, които чакат да бъдат рециклирани и настъргани из цялата къща.

• Създайте система

  

  IPGGutenbergUKLtd / Гети изображения

  Има три крайни игри за всяко писмо:

  1. Вземете действие с поща, която се нуждае от внимание сега или евентуално. Хлебопечете го в други категории като архив, отговор, незабавни действия и т.н. Рециклирайте нежелана поща, която няма никаква стойност за вас и няма идентифицираща информация върху нея извън вашето име. Раздърпайте писмена поща, която съдържа идентифицираща информация върху нея извън вашето име и адрес. Това ще включва номера за социално осигуряване, дати на раждане, оферти за кредитни карти и други.

• Дръжте се

  

  Магазинът за контейнери

  Сега, когато имате система, трябва да я поддържате. Ако нямате време всеки ден да се посветите на сортирането на вашата поща, поставете я във входяща поща на бюрото си, близо до входа си или в ъгъл на кухненския плот. Планирайте да отделяте време веднъж или два пъти седмично, за да сортирате всяко парче поща, за да не пропуснете нищо важно.